Politique de confidentialité

Intérêts légitimes

Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base d'un intérêt légitime, nous ne le ferons que si le traitement est proportionné et limité à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles il a été initialement collecté. Nous veillerons également à ce que nos intérêts légitimes ne prévalent pas sur vos intérêts légitimes en tant qu'individu.

Si vous avez déjà assisté à l'un de nos événements, souscrit à l'un de nos services ou si nous avons évalué vos intérêts en fonction de votre profession ou de votre secteur d'activité, alors, en l'absence de consentement, la base juridique sur laquelle nous avons traité vos données personnelles et communiqué avec vous est l'intérêt légitime.  Nous avons un intérêt légitime à communiquer avec vous afin de vous donner des informations concernant les événements à venir ou nos autres services.  En mettant en balance nos intérêts et les vôtres, nous prenons en considération le fait que la quantité de vos données personnelles que nous traitons est minime, qu'il ne s'agit pas de données sensibles, qu'il y a un impact minimal sur la vie privée et que vous pouvez facilement vous désinscrire ou vous désabonner à tout moment.

8. Si vous ne fournissez pas vos données personnelles

Lorsque nous sommes tenus par la loi de collecter vos données personnelles, ou que nous devons collecter vos données personnelles dans le cadre d'un contrat que nous avons conclu avec vous, et que vous ne fournissez pas ces données personnelles lorsque nous les demandons, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous. Cela peut s'appliquer lorsque vous ne fournissez pas les données personnelles dont nous avons besoin pour vous permettre d'accéder à nos services ou à notre site Web. Dans ce cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir nos services ou l'accès à notre site Web, auquel cas nous vous en informerons.

9. Combien de temps conserverons-nous vos données personnelles ?

Nous stockons vos données personnelles conformément à la loi applicable et ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire, sauf si d'autres exigences légales ou réglementaires l'exigent ou pour nous permettre d'enquêter de manière adéquate sur les plaintes. Si vous avez des questions sur la conservation de vos données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section 3 de la présente politique de confidentialité.

10. Partage des données personnelles

10.1 Quand partagerons-nous vos données personnelles ?

Nous ne partagerons vos données personnelles avec d'autres personnes que lorsque nous serons légalement autorisés à le faire. Lorsque nous partageons des données personnelles avec d'autres personnes, nous mettons en place des dispositions contractuelles et des mécanismes de sécurité pour protéger les données personnelles partagées et pour nous conformer à nos normes et obligations en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité. Nous pouvons partager vos données personnelles lorsque :

• Vous avez accepté le partage de ces informations :
  • lors de l'inscription à un événement ;
  • lors de la soumission du formulaire ; ou
  • lors de la participation à l'un de nos événements, notamment lors de la visite de théâtres et de stands ;

• Vous avez accepté que nous partagions votre nom et votre adresse e-mail avec des tiers soigneusement sélectionnés (tels que nos exposants, sponsors et partenaires) dont les produits et services pourraient vous intéresser ;

• Le partage des données est nécessaire pour que nous puissions remplir une obligation contractuelle que nous avons envers vous et/ou votre organisation ;

• si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale ; et/ou

• Nous vendons ou transférons, ou nous envisageons de vendre ou de transférer, tout ou partie de notre entreprise, de nos actions ou de nos actifs à un tiers, auquel cas nous divulguerons vos données personnelles à ce tiers (qu'elles soient réelles ou potentielles) dans le cadre des événements précédents (y compris, sans s'y limiter, nos investisseurs actuels ou potentiels). Dans le cas où nous serions acquis par une entité tierce ou fusionnerions avec elle, ou en cas de faillite ou d'un événement comparable, nous nous réservons le droit de transférer, de divulguer ou de céder vos données personnelles en relation avec les événements précédents.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive et il peut y avoir des circonstances où nous devons partager des données personnelles avec d'autres tiers.

10.2 Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Les tiers avec lesquels nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles sont les suivants :

• les entités de notre groupe de sociétés (liste disponible ici) ;

• les exposants et les sponsors des événements auxquels vous assistez ;

• les agences marketing qui ont réservé un stand pour le compte d'un exposant ou d'un sponsor d'un événement auquel vous assistez ;

• Partenaires et fournisseurs d'événements : Lorsque nous organisons des événements, nous pouvons partager vos données personnelles avec des prestataires de services tiers qui nous aident dans le fonctionnement et l'administration de cet événement. Si nous organisons un événement en partenariat avec d'autres organisations, nous pouvons partager vos données personnelles avec ces organisations pour une utilisation en relation avec l'événement ;

• Tiers (tels que nos exposants, sponsors et partenaires) : À qui nous pensons que vous bénéficierez d'entendre parler de leurs produits et services tiers (lorsque vous avez choisi de nous partager votre nom et votre adresse e-mail) ;

• Partenaires publicitaires : Nous pouvons partager des données personnelles avec des partenaires publicitaires tiers lorsque vous utilisez notre site Web. Ces données sont utilisées pour vous fournir et mesurer l'efficacité de la publicité personnalisée en ligne et pour d'autres activités liées à la publicité ;

• spécialistes tiers du marketing par e-mail et du CRM : nous pouvons partager des données personnelles avec des fournisseurs spécialisés qui nous aident à gérer notre base de données marketing et à envoyer nos communications de marketing par e-mail ;

• organisations tierces qui fournissent des applications/fonctionnalités, le traitement des données ou des services informatiques : nous pouvons partager des données personnelles avec des tiers qui nous aident à fournir le site Web et à fournir, exécuter et gérer nos systèmes informatiques internes. Ces tiers peuvent inclure, par exemple, des fournisseurs de technologies de l'information, des fournisseurs de logiciels en tant que services basés sur le cloud, des fournisseurs de services de gestion d'identité, d'hébergement et de gestion de sites Web, d'analyse de données, de sauvegarde de données, de sécurité et de stockage. Les serveurs qui alimentent et facilitent cette infrastructure cloud sont situés dans des centres de données sécurisés dans le monde entier, et les données personnelles peuvent être stockées dans l'un d'entre eux. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des prestataires de services tiers pour nous aider dans l'analyse des informations ;

• fournisseurs de paiement et banques : Nous pouvons partager des données personnelles avec des tiers qui nous aident dans le traitement des paiements ;

• auditeurs, avocats, comptables et autres conseillers professionnels : Nous pouvons partager des données personnelles avec des cabinets de services professionnels qui nous conseillent et nous assistent en ce qui concerne la gestion légale et efficace de notre organisation et en ce qui concerne tout litige dans lequel nous pouvons être impliqués ;

• tribunaux, forces de l'ordre ou autres organismes et organismes gouvernementaux et réglementaires : Nous pouvons partager des données personnelles avec les tribunaux, les forces de l'ordre ou d'autres organismes gouvernementaux et réglementaires ou d'autres tiers comme l'exige et conformément à la loi ou à la réglementation applicable ; et

• Occasionnellement, nous pouvons recevoir des demandes de la part de tiers autorisés à obtenir la divulgation de données personnelles, par exemple pour vérifier que nous nous conformons à la loi et à la réglementation applicables, pour enquêter sur un crime présumé ou pour établir, exercer ou défendre des droits légaux. Nous ne répondrons aux demandes de données personnelles que si nous sommes autorisés à le faire conformément à la loi ou à la réglementation applicable.

10.3 Sous-traitants ultérieurs

Afin de fournir nos services, nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers (également appelés « sous-traitants ultérieurs ») pour traiter vos données personnelles en notre nom. Ces sous-traitants peuvent inclure, sans s'y limiter, des sociétés fournissant des services informatiques, des services de marketing, de traitement des paiements, d'analyse de données, de gestion d'événements et d'assistance à la clientèle.

Nous pouvons changer ou ajouter des sous-traitants de temps à autre dans le cadre de nos opérations commerciales. Nous veillerons à ce que tout sous-traitant ultérieur que nous engageons soit lié par des obligations de protection des données conformes aux nôtres et nous prendrons les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles.

Une liste actuelle de nos sous-traitants ultérieurs, qui est susceptible d'être modifiée, peut être mise à disposition sur demande en nous contactant à l'adresse dataprotection@closerstillmedia.com. Si un sous-traitant ultérieur est situé en dehors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen, nous veillerons à ce que des mesures de protection appropriées soient mises en place pour protéger vos données personnelles, comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données.

11. Transferts internationaux de données personnelles

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, il nous sera parfois nécessaire de transférer vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni (« Royaume-Uni ») et/ou de l'Espace économique européen (« EEE ») vers les sociétés de notre groupe et nos prestataires de services tiers.

Dans le cadre de ces transferts, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour nous assurer que vos informations personnelles sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique de confidentialité et aux lois applicables en matière de protection des données. Il s'agit notamment de veiller à ce que :

• Des mesures de protection appropriées sont en place, telles que des règles d'entreprise contraignantes ou des clauses contractuelles types types de protection des données entre l'un ou l'autre d'entre nous ou entre nous et le destinataire ; ou

• une décision d'adéquation a été prise par le Royaume-Uni ou l'EEE (selon le cas) de sorte que le régime de protection des données du lieu ou de la juridiction concerné garantit un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel ; ou

• L'une des dérogations pour des situations spécifiques s'applique.

Si vous avez des questions sur nos transferts internationaux de données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section 3 de la présente politique de confidentialité.

12. Commercialisation

Comme indiqué à l'article 7 de la présente politique de confidentialité, nous pouvons vous envoyer des e-mails marketing sur nos événements et services, ainsi que des détails sur les produits et services de tiers (tels que nos exposants, sponsors et partenaires lorsque vous avez choisi de recevoir de telles communications). Si vous souhaitez vous désabonner des communications de notre part, vous pouvez vous désabonner en utilisant le lien figurant dans nos e-mails ou en nous contactant par e-mail à l'adresse dataprotection@closerstillmedia.com.

Vous pouvez vous désabonner des e-mails de tiers en cliquant sur le lien de désabonnement dans leurs e-mails.

13. Vos droits en matière de protection des données

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne les données personnelles que nous détenons à votre sujet.

• Le droit de faire une demande d'accès pour être informé des données personnelles vous concernant que nous détenons. Si vous nous le demandez, nous vous confirmerons si nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, nous vous fournirons une copie de ces données personnelles (ainsi que certains autres détails).

• Le droit de faire rectifier vos données personnelles dans le cas où elles seraient inexactes ou incomplètes. Si nous avons partagé vos données personnelles avec d'autres personnes, nous les informerons de la rectification dans la mesure du possible. Si vous nous le demandez, dans la mesure du possible et de la légalité, nous vous dirons également avec qui nous avons partagé vos données personnelles afin que vous puissiez les contacter directement.

• Le droit de demander l'effacement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous n'en avons plus besoin ou lorsque vous retirez votre consentement (le cas échéant). Si nous avons partagé vos données personnelles avec d'autres personnes, nous les informerons de l'effacement dans la mesure du possible. Si vous nous demandez où il est possible et légal pour nous de le faire, nous vous dirons également avec qui nous avons partagé vos données personnelles afin que vous puissiez les contacter directement.

• Le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles, en particulier lorsque le traitement est effectué à des fins de marketing direct. Vous pouvez nous demander de cesser de traiter vos données personnelles, et nous le ferons, si nous nous appuyons sur notre propre intérêt légitime ou celui de quelqu'un d'autre pour traiter vos données personnelles (sauf si nous pouvons démontrer des motifs juridiques convaincants pour le traitement) ou si nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct.

• Le droit de limiter le traitement de vos données personnelles. Vous pouvez nous demander de « bloquer » ou de supprimer le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple lorsque vous contestez l'exactitude de ces données personnelles ou que vous vous opposez à ce que nous les traitions à des fins particulières. Cela ne signifie peut-être pas que nous cesserons de stocker vos données personnelles, mais, lorsque nous les conservons, nous vous informerons si nous supprimons toute restriction que nous avons imposée sur vos données personnelles pour nous empêcher de les traiter davantage. Si nous avons partagé vos données personnelles avec d'autres personnes, nous les informerons de la restriction dans la mesure du possible. Si vous nous demandez où il est possible et légal pour nous de le faire, nous vous dirons également avec qui nous avons partagé vos données personnelles afin que vous puissiez les contacter directement.

• Le droit à la portabilité des données. Vous avez le droit, dans certaines circonstances, d'obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix.

• Droits en matière de prise de décision automatisée et de profilage. Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision lorsqu'elle est basée sur un traitement automatisé, y compris le profilage, si elle produit un effet juridique ou vous affecte de manière significative de manière similaire, à moins que ce profilage ne soit nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat entre vous et nous.

• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles. Si nous nous appuyons sur votre consentement (ou votre consentement explicite) comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez exercer votre droit de rétractation en nous contactant à l'aide de nos coordonnées figurant à la section 3 ci-dessus ou en utilisant tout autre mécanisme de désabonnement que nous pouvons fournir, tel qu'un lien de désabonnement dans un e-mail.

Vos droits ci-dessus peuvent être exercés en nous contactant à l'aide des coordonnées indiquées à la section 3 de la présente politique de confidentialité. Nous pouvons exiger la confirmation de votre identité en fonction de votre demande.

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la façon dont nous utilisons vos données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la section 3 de la présente politique de confidentialité. Si vous souhaitez approfondir vos plaintes ou vos questions, vous avez le droit de contacter une autorité de contrôle nationale de votre lieu de résidence ou du lieu de l'infraction présumée à ce sujet. L'autorité de contrôle de la protection des données au Royaume-Uni est l'Information Commissioner's Office et les coordonnées sont disponibles à l'adresse https://ico.org.uk/.

 14. Sécurité de vos données personnelles

Nous prenons des précautions pour protéger vos données personnelles contre la perte, le vol et l'utilisation abusive ainsi que l'accès, la divulgation, l'altération et la destruction non autorisés grâce à l'utilisation de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Tous nos employés et sous-traitants (c'est-à-dire ceux qui traitent vos données personnelles en notre nom) qui ont accès au traitement des données personnelles et qui y sont associés sont tenus de respecter la confidentialité des données personnelles. Nos employés sont également formés pour assurer des niveaux de sécurité élevés.

Nous prenons des mesures pour valider régulièrement les données personnelles que nous détenons afin de nous assurer que les informations sont exactes et, le cas échéant, à jour. Les informations qui ne sont plus nécessaires à des fins commerciales valides et que nous ne sommes pas tenus de conserver en vertu de toute loi applicable seront systématiquement détruites par des moyens sécurisés.

15. Liens et services de tiers

Notre site Web peut, de temps à autre, contenir des liens vers et depuis des sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers l'un de ces sites Web, veuillez noter que ces sites Web ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous n'acceptons aucune responsabilité pour ces sites Web ou leurs politiques connexes. Veuillez vérifier ces politiques avant de soumettre des données personnelles via ces sites Web. La présente politique de confidentialité ne s'applique pas au traitement de vos données personnelles effectué par un fournisseur tiers.

16. Notre utilisation des cookies et des technologies similaires

 Notre site Web peut utiliser certains cookies, balises Web, balises pixel, fichiers journaux et autres technologies. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies  pour en savoir plus sur les cookies et autres technologies similaires que nous utilisons, les raisons pour lesquelles nous les utilisons et comment les gérer, les bloquer ou les supprimer.

17. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous mettrons à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les modifications ou les modifications proposées à notre utilisation de vos données personnelles. Nous pouvons également apporter des modifications pour nous conformer aux modifications de la loi applicable ou des exigences réglementaires.

Nous vous informerons par e-mail de toute modification importante apportée à la présente politique de confidentialité. Cependant, nous vous encourageons à consulter périodiquement cette politique de confidentialité pour être informé de la manière dont nous utilisons vos données personnelles.